Pintegrated Lean Office: duurzaam verbeteren

Duurzaam verbeteren
Duurzaam verbeteren

Lean Office is het toepassen van de Lean filosofie in kantooromgevingen en meer specifiek bij (financieel)administratieve processen.

Hieronder een niet-limitatieve opsomming van wat wij onder Lean Office verstaan:

  • Proces gericht in plaats van medewerker gericht.
  • Eenvoudige overdracht van kennis.
  • Als de medewerker het gehele proces begrijpt en weet wat de eigen rol is in deze, leidt dat tot betere proces uitvoering.
  • Standaardisatie van kennisintensieve processen waardoor de kwaliteit van de uitvoer voorspelbaarder wordt.
  • Verspillingen sneller opsporen en elimineren.

Wat ons betreft gaat Lean Office verder dan het organiseren van de werkplek volgens het 5S-principe van: Sort, Straighten, Shine, Standardize, and Sustain. Het gaat ook om een houding, een mentaliteit, waarbij de medewerker zich regelmatig afvraagt: kan ik de uitvoering van werkzaamheden verbeteren en zo ja, hoe? Daarom richten wij ons onderzoek op zeven categorieën van verspilling. Door verspillingen te categoriseren zijn ze beter aan te pakken. De zeven categorieën van verspilling zijn:

  1. Overproductie
  2. Wachten
  3. Bewegingen
  4. Overprocessing
  5. Voorraden
  6. Defecten
  7. Inzet

Wij hanteren een fasegewijze aanpak bij een Lean Office project. We starten met het in kaart brengen van de huidige werkwijze, dit is de z.g. “as is” situatie. In deze fase is het van belang een goed beeld te krijgen van de werkelijkheid. De analyse van deze werkelijkheid bepaalt waar verbetering mogelijk en gewenst is. Onze ervaring is dat veel verbeteringen direct geïmplementeerd kunnen worden. Daarnaast zijn er ook altijd verbeteringen die structureel en duurzaam ingrijpen op de manier van werken. Alle verbeterpunten worden overzichtelijk gepresenteerd in een toekomstig, de z.g. “to be”, situatie.

In ons advies kijken we ook nadrukkelijk naar de mogelijkheden om handelingen zoveel mogelijk te automatiseren. Het beeld dat hier uit komt wordt in het adviesrapport verwerkt als de z.g. “could be” situatie.

Onze Lean Office projecten hebben een korte doorlooptijd. Onder normale omstandigheden is het project binnen twee werkweken afgerond. Door onze kennis, ervaring en doordat we gebruik maken van internationaal geaccepteerde methoden en technieken is de doorlooptijd relatief beperkt.

Bij Lean Office is het hebben van de juiste mindset belangrijk. Daarom dragen wij zoveel mogelijk kennis over aan het onderzochte afdeling om zo het principe van continue verbeteren in uw organisatie in te bedden. Want blijvend werken aan betere prestaties is waar het echt om gaat!

Wilt u meer weten over onze, op de praktijk gebaseerde, aanpak neem gerust contact op: 06- 82 04 7 666 of per email: info@pintegrated.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *